社会福祉法人一光福祉会 個人情報管理規程 第１章 総 則 （目 的） 第１条 本規定は、当法人内の個人情報の取り扱いに関する体制・基本ルールを策定し、当法人が保有する情報の紛失、漏えい、改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当法人としての社会的責任を果たすことを目的とする。 （用語の定義） 第２条 本規定で使用する用語は以下の通りとする。 （１） 個人情報 個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により、特定の個人識別ができるものをいう。他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人が識別できるものを含む。 （２） 機密情報 「部外秘」等、外部に公開することを禁止されている情報、及び当法人のサービスに関する固有の情報を指す。 （３） 本人 当法人が所有する個人情報で識別される個人をいう。 （４） 役職員 当法人の役員、正職員、アルバイト、パート、派遣労働者をいう。 （対象となる情報） 第３条 本規定の対象となる情報は、当法人で保管するすべての個人情報であり、電子データ、印字データの別を問わない。 第４条 本規定は、当法人の役職員に対して適用する。ボランティア、実習生等、当法人に所属しないスタッフに対しても本規定の趣旨を踏まえた適切な取扱いを求めるものとする。又、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、この規定に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。 第２章 個人情報管理体制 （個人情報管理責任者） 第５条 当法人における個人情報管理責任者は岩渕善道とする。 ２ 個人情報管理責任者は、個人情報管理委員会を主宰し、当法人における個人情報管理 に関する取組の推進に関する責任を負う。 ３ 個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で必要な事項に関する決定権を有する。 （個人情報管理委員会） 第６条 当法人における個人情報管理に関する意志決定機関として個人情報管理委員会を設置する。 ２ 委員長は個人情報管理責任者とし、委員は岩渕善道、西紀子、及び個人情報管理責任 者が受諾したものとする。 ３ 個人情報管理委員会は、個人情報管理に関する当法人取組の計画立案、指示、取扱規 則の策定、セキュリティ対策の実践等、必要な取組を行う。 （個人情報管理者） 第7条 各部門長（施設長）を所属部門における個人情報管理者とする。 ２ 個人情報管理者は、個人情報管理委員会の定めた取組計画に従って、所属部門における個人情報管理に関する取組を推進する義務を負う。 第３章 個人情報管理に係る安全措置の概要 （個人情報保護に対する基本指針） 第８条 個人情報管理委員会は、個人情報保護に関する当法人としての基本方針を定め、これを公表する。 （職員の個人情報の取扱） 第９条 職員は本規定及びその他個人情報管理に関する規則※3を遵守しなければならない。退職時においても、在職中に得た個人情報を漏えいしてはならない。 （個人情報の収集） 第１０条 収集する個人情報の利用目的を明文化し、施設内の掲示等適切な方法により外部に公表する。 ２ 個人情報の収集は利用目的に必要な限度において行う。 ３ 収集済みの個人情報において利用目的の変更を要する場合は、予め個人情報管理委員 会の承認を得たうえで、変更後の利用目的を公表する。 ４ 前項の規定にかかわらず、契約書等の書面等、本人から個人情報を直接取得する場 合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示するものとする。 （個人情報の保管） 第１１条 当法人で保管する個人情報は、個人情報管理台帳等により一元管理するものと する。 ２ 当法人で管理する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な安 全管理対策を行う。 ３ 職員は自らが所属する園長又は園長が指名する代行権限者の承認なく、個人情報を法 人外に持ち出し、あるいは、第三者に提供してはならない。 ４ 個人情報を取引先・委託先等、外部に開示・提供する場合は、事前に個人情報管理者 の承認を得たうえで、機密保持契約を締結してこれを行うものとする。 （個人情報の利用） 第１２条 個人情報の利用は、予め開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超えて 利用を行ってはならない。ただし、法令の定めに基づく場合を除く。 ２ データ入力等のため、個人情報の取扱を外部業者に委託する場合、委託先の個人情報 取扱が適切かどうか確認した上に、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利 用の禁止、業務終了後の情報の返還又は廃棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項 を設けるものとする。長時間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報取 扱状況について確認を行い、必要に応じて指導・契約の見直し等を行うものとする。 （個人情報の廃棄） 第１３条 保管期限を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報は速やかに廃棄するものとする。 ２ 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏えいしないよう、印字データについてはシュレ ッダー処理、電子データについてはデータ消去を行わなければならない。尚、廃棄を 外部業者に委託する場合は、外部業者が廃棄したことを確認するものとする。 （第三者提供） 第１４条 業務の遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、本人の 同意を得るとともに予め個人情報管理委員会に報告し、その指示に従って必要な対策を行う。 （本人からの照会対応等） 第１５条 個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示・訂正・利用停止等の請求書等、苦情及び照会の受付窓口を施設長とする。 ２ 受付窓口部門は対応に関する手続きを定め、これに従い速やかに必要な対応を行う。 （教育） 第１６条 部門個人情報管理者は定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。また、ボランティア、実習生等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取扱を行うよう指導・監督する。 （監査） 第１７条 監事は、当法人内における個人情報管理の適切性について、適宜監査を行う。 ２ 監査を行なった場合、監事は監査結果を監査対象部門及び個人情報管理委員会に伝達 する。 ３ 監査対象部門は、監査結果に基づき、速やかに改善措置を実施し、結果を監事及び個 人情報管理委員会に報告する。 第４章 雑則 （本規定への違反） 第１８条 本規定への違反が明らかになった場合、当法人は就業規則の定めに従い、違反 を行った職員を懲戒処分の対象とする。 （規則） 第１９条 個人情報管理責任者は、必要に応じ個人情報管理に関する規則※４を制定するものとする。 （施行） 第２０条 本規定は平成１７年４月1日より施行する。 （改定） 第２１条 本規定の改定は個人情報管理委員会の発議によるものとする。 平成１７年 ４月 １日施行 平成３０年 ４月 １日改訂・施行
社会福祉法人一光福祉会苦情対応規程 第１章 総 則 （目的） 第１条 この規程は、社会福祉法人一光福祉会定款第１条に基づき法人が実施する事業（以下 「法人事業」という。）の利用者からの苦情に対して社会福祉法第８２条をふまえて適切 な対応を行うことにより、法人事業の利用者の権利を擁護し、事業の迅速な改善を図ると ともに、法人事業に対する社会的な信頼を向上させることを目的とする。 （対象とする苦情） 第２条 この規程により法人が対応を行う苦情は、法人事業のうち、各年度の事業計画に 基づき実施する事業に関する苦情とする。ただし、当該苦情に関する事実のあった日か ら３年以上を経過している苦情は、対象としないことができるものとする。 ２ 前項に掲げる苦情のうち、法令による制度の改善を目的とする苦情は、本規程が取り 扱う範囲から除外する。 （苦情申出人の範囲） 第３条 法人事業を現に利用しているか、又は過去に利用したことのある個人（以下「利 用者」という。）を本規程による苦情申出人とする。 ２ 前項には苦情申出人から委任を受けた苦情申出代理人を含むものとする。 第２章 苦情解決体制 （苦情解決責任者） 第４条 本規程による苦情解決の責任主体を明確にするため、法人に苦情解決責任者を設 置する。 ２ 苦情解決責任者は、施設長があたるものとする。 （苦情解決責任者の職務） 第５条 苦情解決責任者の職務は、次のとおりとする。 （１）苦情申出内容の原因、解決方策の検討 （２）苦情解決のための苦情申出人との話し合い （３）第８条に定める第三者委員への苦情解決結果の報告 （４）苦情原因の改善状況の苦情申出人及び第三者委員への報告 （苦情受付担当者） 第６条 法人事業の利用者が苦情の申出をしやすくするため、法人に苦情受付担当者を設 置する。 ２ 苦情受付担当者は、施設長が若干名を任命する。 ３ 法人職員は、苦情受付担当者の不在時等に第 2 条に定める苦情の申出があった場合に は、苦情受付担当者に代わって申出を受け付けることができる。 ４ 前項により苦情の申出を受けた職員は、遅滞なく苦情受付担当者にその内容を連絡し なければならない。 （苦情受付担当者の職務） 第７条 苦情受付担当者の職務は、次のとおりとする。 （１）利用者等からの苦情受付 （２）苦情内容、利用者等の意向等の確認と記録 （３）苦情内容の苦情解決責任者及び第三者委員への報告 （４）苦情改善状況の苦情解決責任者への報告 （第三者委員） 第８条 苦情解決における客観性と社会性を確保するとともに、 苦情申出人に対する適切 な支援を行うため、法人に第三者の立場に立つ第三者委員を設置する。 ２ 第三者委員は次に掲げるうちから２名を選任し、 （１）法人監事 （２）学識経験者 （３）弁護士 （４）社会福祉士、精神保健福祉士 （５）民生委員・児童委員 （６）保護司 （７）保護者代表（在園児） 法人理事長が委嘱する。 （第三者委員の任期） 第９条 第三者委員の任期は２年とする。ただし、再任は妨げない。欠員が生じた場合の 補充委員の任期は前任者の残任期間とする。 ２ 第８条第２項（７）選出の場合で、任期中に子どもが卒園をした場合は、第三者委員 を交代するものとする。 第１０条 第三者委員の職務は、次のとおりとする。 （１）定期的な苦情・相談窓口の開設。 （２）利用者等からの苦情、相談の受付け及び受け付けた苦情等の本法人又は施設への報 告、実情確認並びに改善依頼。 （３）本法人及び施設の苦情解決責任者から報告を受けた苦情等の実情確認並びに改善状 況の確認。 （４）苦情解決へ向けての苦情申出人または本法人及び施設への助言。 （５）本法人及び施設と苦情申出人との話し合いの場への立会並びに必要な助言。 （６）本法人または施設において解決出来ない苦情についての福岡県社会福祉協議会に設 置された運営適正化委員会への申し立て。 （７）その他、施設におけるサービスの質の向上、利用者の権利擁護を図る上で必要な意 見及び助言。 （守秘義務） 第１１条 第三者委員は、苦情申出人の了解なしに苦情等の内容を他に漏らしてはならな い。 委員を辞任した後も同様とする。 （第三者委員会活動への協力） 第１２条 第三者委員会は、本法人及び施設から影響を受けることなく活動できる。 ２ 本法人及び施設の役職員は、第三者委員から求めがあった場合、誠意をもってその調 査等に協力しなければならない。 （第三者委員の報酬） 第１３条 第三者委員の報酬は、法人役員等の旅費等に関する規程により支給することが できる。 第３章 苦情解決の業務 （制度の周知） 第 14 条 苦情解決責任者は、事業所内掲示板並びにホームページへの掲載等により、本 規程に基づく苦情解決制度（以下、「本制度」という。）について周知を図らなければ ならない。 ２ 法人職員は、法人事業の提供に際し利用者等に対して本制度の趣旨と内容を明確に説 明しなければならない。 （苦情の受付） 第１５条 苦情申出は、別に定める「苦情申出書」によるほか、様式によらない文書、口 頭による申出によっても受け付けることができる。 ２ 苦情受付担当者は、利用者からの苦情受付に際して、次の事項を別に定める「苦情申 出受付・経過記録書」に記録し、その内容を苦情申出人に確認する。 （１）苦情の内容 （２）苦情申出人の要望 （３）第三者委員への報告の要否 （４）苦情申出人と苦情解決責任者の話し合いへの第三者委員の助言と立会いの要否 （苦情の報告・確認） 第１６条 苦情受付担当者は、受け付けた苦情を苦情解決責任者及び第三者委員に報告す る。ただし、苦情申出人が第三者委員への報告を希望しない場合はこの限りでない。 ２ 投書等匿名による苦情があった場合にも、第三者委員に報告し必要な対応を行う。 ３ 苦情受付担当者から苦情申出の報告を受けた第三者委員は、苦情内容を確認し、別に 定める「苦情受付報告書」によって、苦情申出人に対して報告を受けた旨を通知する。 通知は、原則として苦情申出のあった日から 10 日以内に行わなければならない。 （苦情解決に向けた話し合い） 第１７条 苦情解決責任者は、苦情申出の内容を解決するため、苦情申出人との話合いを 実施する。ただし、苦情申出人が同意する場合には、解決策の提示をもって話し合いに 代えることができる。 ２ 前項による話し合い又は解決策の提示は、原則として苦情申出のあった日から１４日 以内に行わなければならない。 ３ 苦情申出人又は苦情解決責任者は、必要に応じて第三者委員に助言を求めることがで きる。 ４ 第三者委員は、話し合いへの立会いにあたっては、苦情内容を確認の上、必要に応じ て解決策の調整と助言を行う。 ５ 苦情受付担当者は、話し合いの結果や改善を約束した事項を別に定める「話し合い結 果記録書」により記録し、話し合いの当事者間及び立ち会った第三者委員に確認する。 （苦情解決に向けた記録・結果報告） 第１８条 苦情受付担当者は、苦情受付から解決、改善までの経緯と結果について書面に より記録する。 ２ 苦情解決責任者は、苦情申出人に改善を約束した事項について、苦情申出人および第 三者委員に対して別に定める「改善結果（状況）報告書」により報告する。報告は、原 則として話し合いを終了した日から３０日以内に行わなければならない。 ３ 苦情解決責任者は、苦情申出人が満足する解決が図られなかった場合には、区市町村 の苦情相談窓口及び東京都社会福祉協議会福祉サービス運営適正化委員会の窓口を紹介 するものとする。 （解決結果の公表） 第１９条 苦情解決責任者は、定期的に苦情解決結果及び苦情原因の改善状況を第三者委 員に報告する。 ２ 法人事業のサービスの質と信頼性の向上を図るため、本規程に基づく苦情解決の対応 状況について、個人情報に関する事項を除き、事業報告に表示する。 （その他） 第２０条 当法人プライバシーポリシーに定める異議申出における対応は、本規程による ものとする。 付 則 この規程は、2017年４月１日から施行する。
